今回はまもりの種の「【保存版】文書管理の“いろは”を徹底的に網羅したまとめ」をご紹介します。

 まもりの種は、文書や情報の管理をサービスとして行っている株式会社日本パープルが運営しているオウンドメディアです。自社サービスであるMAMORUのブランディングとサービス資料へのコンバージョンを目的としつつ、文書管理や業務効率化に関する知見を公開しています。
該当記事は、どのような構成で、どういった展開をしていくのか、早速見ていくことにしましょう。

文書管理の重要性と問題点、解決方法まで基本から説明


オフィスにある文書をきちんと管理する重要性はわかっていながらも煩雑な業務のため、なかなか徹底できないのが現実です。
本記事はオフィスの中での文書管理について、そもそもの重要性を説きながら、問題点を浮き彫りにし、早急に対策が必要と説明。ここまで読んだユーザーは、問題解決へ取り組もうという考えを持つことになります。
ユーザーがやる気になったところで、文書を分類するためのベーシックな知識=「保存期間」について説明します。実は保存すべき文書は法律によって保存期間が定められているものが多く、期間の長さは文書の種類によって異なります。これら保存すべき文書を、大きく3つの期間に分類し、非常にわかりやすいにまとめています。
文書管理の重要性と分別について理解したユーザーは、次は実際の管理や運用が気になるものです。そのタイミングで、ファイリングシステムについて説明し、便利なファイリングシステムとして、自社の「e-サービス」を紹介しています。論理的につなげているので、サービスの意義も理解しやすく、自然な形で興味が持てるようになっています。

自社サービスの宣伝で終わらせるのではなく、コラムは流れを汲んですっきりと終わらせる


自社サービスを紹介して終わるという記事は多く見られますが、当該記事では、さらに文章が続きます。
「紙」をベースにした保管方法を説明からベースを「電子」に変え、近年進められている「ペーパーレス化」をテーマに展開しています。
国の法律も「e文書法」「電子帳簿保存法」などにより、電子化が加速している状況を説明。それに合わせた対策が必要なことが手に取るようにわかります。読み手が電子化を思案する際、膨大な紙の書類をスキャニングにしばし呆然とする場合があるため、すかさずススキャニングサービスをしている自社サービスの「e-保管サービス」を再度紹介しています。代行して文書をスキャニングしてくれるので、電子化へのハードルが低くなると説いています。
最後に日々の積み重ねで文書は膨大な量になり、アウトソーシングしたサービスを利用し、一括管理することで業務の効率化が進むと、記事を結んでいます。単なる宣伝に持っていくだけの記事でなく、文章の流れをしっかり踏んで、最後まで文章のテーマを完結させているため、非常にすっきりとした、すがすがしい気分になるコラムとなっています。

まとめ

  • 論理的に文章で、理解しやすくなっており、読んでいると自社サービスの概要も知りたくなるような構成になっている。
  • 流れるような記事構成で、自然な流れで自社サービスにさりげなく誘導していて、いやみがない。