世の中のオウンドメディアから魅力的なコンテンツをピックアップ。コンテンツ制作のノウハウを学び取る『幻冬舎式コンテンツ研究』。今回は文書管理 虎の巻というサイトの「文書を整理して、使いやすく保管する 紙文書のファイリングとスキャニング」というコンテンツを取り上げたいと思います。

文書管理 虎の巻は、文書トータル管理サービスを提供する鈴与株式会社が運営しています。社内文書はデジタル社会といえども紙文書で残す案件も多く、膨大な量の管理に頭を悩ませる担当者も多いのではないでしょうか。当該サイトでは、文書を効率よく管理するノウハウをテーマに分けて発信し、文書整理の問題解決に導いています。

今回取り上げる記事、「文書を整理して、使いやすく保管する 紙文書のファイリングとスキャニング」では、文書管理についてどのように取り上げているのでしょうか? 早速見ていきましょう。

 

最初にメリットを提示し、理解しやすい構成に

記事では、保管している文書を効率的に活用するには、文書を分類・整理して、必要に応じて使いやすいように保管することが重要と説明。さらに、文書管理の第一歩として効果的なことに「ファイリング」をあげながら、「ファイリングのメリット」について、囲みで提示しています。

紙の文書は、棚やキャビネットに収納される際は「フォルダー」か「バインダー」に保管されるのが基本ですが、そもそも知っているようで知らない「フォルダー」と「バインダー」の分類方法を、それぞれの特徴を踏まえ、文書の性格や利用方法にあわせて解説。

整理整頓について取り上げた後、文書のデータ化を提案し、紙文書をスキャニングすることによって得られるメリットにもふれています。電子化に興味を持ったユーザーがより理解を深められるよう、記事の最後には自社のスキャニングサービスについてのリンクがあるのも、読者にとって親切なつくりとなっています。

イラストの多用で、複雑な情報もひと目で把握できる

記事の中でフォルダーとバインダーのメリット、デメリットはイラストで表され、複雑なイメージのある文書管理をひと目でわかりやすく構成しています。

文書の保管場所については、大分類、中分類、小分類と3つに分けて管理することを勧めていますが、ここでもイラストを使い、ユーザーがイメージしやすいつくりとなっています。

さらに各記事の下部分では、管理ノウハウをわかりやすくまとめた「契約書管理指南書」や、お役立ち記事をまとめた「文書管理 虎の巻」などのデータがダウンロードできるようになっています。文書管理に悩む読者をコンバージョンにつなげる流れもスマートです。

まとめ

  • 効果的な「ファイリング」のについてイラストでわかりやすくまとめている
  • 文書管理に悩む読者をスマートにコンバージョンポイントへ誘導している