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2017年7月31日

レポートの効果を最大化するために知っておくべき レポート作成の基礎知識

「定期レポートを作るたびに時間がかかって仕方がない」
「もはや誰もレポートを見ていない」
「実施した施策内容と結果が理解されない」
――大きな負荷がかかるレポート作成ですが、上記のような理由で改善に生かすことができ
ず、作成すること自体に価値が見出せない方も多いのではないでしょうか。
今回は、限られた時間のなかで価値のあるレポートを無駄なく作成し、改善を実行するた
めに押さえておくべきポイントをご紹介いたします。

レポートの目的を考える

具体的なレポート作成方法について考えるにあたって、最も重要なポイントは「レポートの目的を考える」ことです。あなたがレポートを作成する目的はどういったものでしょうか。

・新たな施策を開始するにあたり、上司や会社から追加予算の承認を得るため
・チームに現状を共有し、翌月以降にとるべきアクションについて意見をまとめるため
・目標を大きく下回る結果を受けて、その原因と問題点を特定するため
・現状の運営にイレギュラーが発生していないことを確認するため
・特定のキャンペーン結果を確認し、キャンペーンの振り返りを行うため ・・・・・・など

 

目的が違えば、記載するべき内容や作り方もまた変わります。また、そのレポートを「誰が読むのか」によっても、どの程度専門用語を解説するかなど、工夫を加えなければなりません。

すべてのケースに活用できるレポートのフォーマットは存在しないのです。たとえば「新たな施策を開始するにあたり、上司や会社から追加予算の承認を得るため」のレポートであれば、“これまでの施策の成功実績”“予算を追加しない場合の損失”“他社事例”の3つがセットでまとまっているものがいいかもしれません。

「現状の運営にイレギュラーが発生していないことを確認するため」であれば、毎日作成
することができるようにシンプルで、かつ共有が簡単なフォーマットづくりとルール制定が必要です。

 

レポート作成のため押さえてポイント

それでは、いいレポートとはどのようなものでしょうか。そのポイントをご紹介します。

・情報量を整理する
全ての数字が網羅されていなければならないと考えてはいけません。それよりも重要なことは、前述の通り、「レポートの目的」に適していることです。目的との関係性が強いものは大きく扱い、関係性の薄いものは思いきって排除しましょう。

作成者と報告を受ける側、それぞれの無駄を省くことができるだけでなく、共有すべきポイントについて明確に伝えることができます。

さらに、情報量を整理することで、本来時間をとるべき「次のアクションに関する議論」
の時間を確保できます。数字の報告に終始し、肝心の議論ができないという事態は避けなければなりません。論文のように分厚いレポートは必要ないのです。

・次のアクションが見える状態にする
多くの場合、レポートは「次のアクション」を決めるために必要とされます。よくあるケースとして、施策の結果として導かれた数字は共有したものの、次に何をすべきなのかが伝わらないことがあります。
作成者は、レポート作成を通して次のアクションのイメージを持つことができるかもしれ
ません。しかし、次のアクションとその根拠となる情報が一目で見えなければ、受け手にとっては意味をなさない数字の羅列に映ってしまいます。つまり、結果としてレポートの目的が達成できなくなってしまうのです。
せっかくのレポートがムダにならないよう、次のアクションを明確に示すことがポイント
です。

・見やすく読みやすい形式にまとめる
一般的にいわれていることではありますが、数字が重要な情報となるレポートでは、表やグラフの活用が効果的です。棒グラフ、円グラフ、軸グラフなどをフル活用し、訴求ポイントを明確にします。「量」「変化率」「比率」「時期」「差」など、最も伝えたいポイントを一目でさせるよう、心を砕きましょう。
細かいようですが、ラベルや単位も読み手の理解度を左右するポイントとなります。

 

レポートの種類

レポートには、目的別に性質の違う2種類があります。それぞれの意味を押さえて、どちらのレポートをすべきか検討しましょう。

①モニタリングレポート

(ex)健康診断

 

毎日数値を記録し、確認していくためのレポートの形です。数字の変化の分析や総括は、レポートに含みません。健康診断のように、「トラブルが起こっていないこと」チェックするレポートです。

<モニタリングレポートの3つの目的>
Ⅰ急激な増減を素早く発見する(早期発見で末期を避ける)
→早期発見できれば、簡単に修復可能であるかもしれない

Ⅱ目標の進捗を確認する(短い期間で定期的にみる)
→早期発見ができれば、挽回ができるかもしれない

Ⅲ行った施策の初期評価=(メルマガなど、実施した施策の効果をすぐに測定する)
→良かった点の即時反映、悪かった点の即時修正が可能になる

 

ポイントは、作成の効率化です。

②ビジネスレポート

(ex)“今月は目標未達成でした、改善のために来月は~します”

月次で振り返りをし、ビジネスゴールに貢献するレポートです。単純な数字の共有がメインではなく、結果を受けての次のアクションを示す必要があります。

<ビジネスレポートの3つの目的>

Ⅰ目標数値の変化要因特定(成功要因・失敗要因を考える)
→定期的に確認することで改善策を考える

Ⅱ次の打ち手決定(報告だけでなくアクションを決める)
→定点チェックポイントを設けることで施策決定のタイミングをつくる

Ⅲ目標及びKPIの見直し(設定した値が適しているのかを判断する)
→必要に応じて再設定するなど、軌道修正する必要がある

ポイントは、次回アクションの明確化です。

 

まとめ

Webサイトの成果の指標は、Webサイト運営の目的によって異なります。自分の担当しているWebサイトがどのような目的を持って運営されているページなのかを把握した上で、それに合わせて作成しましょう。

 

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